考慮到用戶在使用本系統(tǒng)時有可能出現(xiàn)未關(guān)閉系統(tǒng)而短暫離開的現(xiàn)象，將可能導(dǎo)致其他人員惡意過來該用戶電腦打開其個人備忘錄查看，從而出現(xiàn)泄密的問題。
為了避免該問題的出現(xiàn)，點晴mis系統(tǒng)建議用戶對于重要的個人備忘錄特別是涉及到個人私事的，用戶可以選擇在保存時增加訪問口令。增加了訪問口令的個人備忘錄，用戶訪問時必須輸入口令才能進入瀏覽和修改。系統(tǒng)對增加了訪問口令的個人備忘錄口令和內(nèi)容均采用了高強度變形加密，即使系統(tǒng)管理員私自進入數(shù)據(jù)庫也無法查看到個人備忘錄的真實內(nèi)容，徹底杜絕了個人備忘錄的泄密。
提醒：對于采用了訪問口令方式加密的個人備忘錄，用戶必須牢記口令，否則以后本人或系統(tǒng)管理員均無法再訪問該文檔，用戶只能將其繼續(xù)保留但無法查看或做刪除處理（有訪問口令要求的個人備忘錄刪除時無需輸入口令）。