系統提示該用戶已經存在就說明該用戶名一定已經存在系統中，點晴OA中已經創建的用戶，在創建之后的7天內并者是未產生登錄和系統操作等動作前允許徹底刪除，如果已經產生了登錄記錄和操作記錄后，禁止刪除，只能作廢，作廢后的用戶名會被移至離職員工組這個特殊的隱藏部門中，這個部門只有網管這個崗位才能看到。
由于點晴OA系統是以用戶的英文名作為系統的唯一識別號，并且用戶的郵箱名就是：英文用戶名@企業域名，系統所有模塊都是以該英文用戶名作為用戶識別和記錄的，所以該英文用戶名是不允許重復的！已經產生登錄和系統操作記錄的用戶禁止刪除，只能歸類到離職員工組。如果刪除的話可能導致系統邏輯錯誤，例如某個會議明明記錄了某個人參加了會議，并且該員工做了回復，如果直接刪除的話會導致找不到這個員工的姓名和部門等信息而報錯；或者是以后有同用戶名的用戶根本沒做過某件事情，而系統顯示他幾年前做過某件事情！點晴MIS系統采用的是MS SQL Server大型數據庫，作為OA用途而言完全不用擔心離職用戶占用的空間容量問題。
已離職員工賬號重新恢復使用的設置方法
被轉移到離職員工組的員工只有管理員能看到，以后可以根據實際情況恢復離職員工到在職狀態的。恢復方法參見下圖：
或者：
“所在部門”務必選擇為“全部+含離職員工”或者“離職員工組”，系統提示重復的用戶名錄入到“英文名”，就可以查出已經存在的用戶了，正常情況下該用戶應該已經被調整至“離職員工組”了。找到此用戶，點擊“姓名（用戶管理）”中對應的用戶名，然后在以下彈出頁面中，重新設置登錄密碼，并設置主崗位為此員工應去的新崗位，就可以調整該員工到正常部門再次使用了。
如果該員工的確已經離職，并且以后出現同名員工時，可以考慮恢復使用這個用戶名，但新用戶將可以看到該用戶名的前用戶所有的操作記錄，由于操作記錄可能散布在系統各個模塊，并且很多操作是不允許刪除的，例如該用戶曾是公司的行政主管，發布過很多通知，顯然這時不應該刪除他曾今的發布記錄；或參加過很多會議，顯然也不應該刪除他參加過的會議記錄。
基于此原因，我們一般建議即使新員工的用戶名已經被離職員工用過，也不應該再恢復這個用戶名，除非的確是這個用戶又回來了公司。正常情況下，如果某用戶“張三”的英文名是“zhangsan”，那新員工“張三”可以考慮英文用戶名為“zhangs”、“zsan”、“zhsan”之類的用戶名，點晴OA系統對中文名稱的重名未作控制，可以仍然命名為“張三”，這樣不影響系統的視覺效果，只是該員工的郵箱名稍微有點異常，但不影響正常使用。
另外，需要特別注意以下問題：點晴OA系統一共有兩個特殊部門：網管、離職員工組，有一個特殊崗位：網管，一般員工是不允許加入進去的，否則就會自動隱藏，以避免其他部門看到。出現這種情況的時候，只能以這個用戶的身份登錄進系統，自己手工將所在部門調整為其他部門之后，才能正常顯示出來。網管只能兼任，不允許將員工所在崗位直接設置為網管。
該評論在 2023/11/16 9:01:32 編輯過
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