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[點晴模切ERP]訂單處理作業流程與步驟說明、訂單達成率指標及管理約定
admin
2025年3月26日 0:27 本文熱度 316

為優化訂單處理流程、提升訂單達成率，并明確相關管理約定，現將《訂單處理作業流程與步驟說明、訂單達成率指標及管理約定》的相關內容整理如下。請各位成員認真學習，確保日常工作的高效執行。

訂單處理流程圖
1.0 目的
規范訂單處理行為，確保客戶訂單得到有效處理，完善營銷管理，提高業務效率，促進業務與服務的改善。
2.0 范圍
公司所有訂單運作全過程。
3.0 定義
訂單處理流程是指從客戶下訂單開始，直到商品送達客戶手中的全過程。這一流程涵蓋了多個關鍵環節，包括訂單準備、訂單傳輸、訂單錄入、訂單履行和訂單跟蹤等。
4.0 職責
?  營銷中心
?  銷售部負責訂單實現（訂貨作業）全過程總體跟進。
?  客戶管理部負責接收訂單、與客戶就訂單事務進行具體溝通，參與訂單評審，訂單貨款回收跟進、出貨單開立，對客戶反饋信息的記錄、跟蹤處理。
?  技術中心：負責產品技術性可行性評估。
?  PMC部：負責組織訂單評審，回復交期至客戶管理部、安排生產，對產品的準時入庫的跟蹤負責。
?  品管部：負責產品品質檢測和測試能力的評審。
?  行政部：負責貨物出廠時把關、查核。
?  財務部：負責對價格、付款狀況等的確認，《出貨單》的核算、統計、監督。
?  稽核中心：負責對流程實施全過程的檢查監督。
5.0 作業流程
5.1 訂單評審
?  客戶通過銷售人員、來訪公司、傳真、展會、網絡等了解公司產品后，以書面、電話或郵件形式訂購產品。
?  客戶管理部將客戶原始訂單內容匯總登記在《訂單信息與交貨確認表》上。
?  每日生產協調及訂單評審會上，PMC部組織對訂單交期、內容進行評審，評審工作需在1個工作日內完成。
?  客戶特殊要求的技術可行性評審由技術中心負責，交期評審由PMC部負責。
?  如客戶急單或插單，客戶管理部應即時與PMC部溝通，PMC部評估后回復客戶管理部與客戶確認。
?  所有評審工作結束后，PMC部在《訂單信息與交貨確認表》上登記，回復客戶管理部，客戶管理部與客戶溝通確認結果。
?  客戶確認簽字并回傳訂單后，客戶管理部將確認過的《產品訂貨單》送達PMC部。
?  所有訂單必須經過客戶確認簽字后方可生效。
?  對于新產品尚未試制前，客戶管理部不可接收客戶訂單，如有客戶特別要求時，必須經過總經理批準。
?  訂單評審須參加的部門參照《生產協調會管理制度》。
5.2 安排生產計劃
?  PMC部計劃員接到客戶管理部下達的《產品訂貨單》后，如屬OEM產品，PMC經理將《產品訂貨單》交給物控員直接制作《物料需求計劃》下達給采購部進行采購。
?  PMC部計劃員根據原材料及OEM產品采購進度，在1個工作日內下達《生產計劃表》給生產部生產。
?  物控員或計劃員制作的《物料需求計劃》或《生產計劃表》必須經PMC經理審核后方可下達給生產部，下達生產計劃的時間為次日早上7：50時以前。
5.3 產品實現
?  倉庫、生產部依據《生產計劃》進行領、發料。
?  生產部根據PMC部下達的《生產計劃》合理安排生產。
5.4 檢驗及測試
?  生產部生產過程中，安排全檢員對關鍵工序進行全檢，檢驗完成后須填寫《關鍵工序檢驗記錄表》，品管部安排巡檢員對車間生產過程進行巡檢，同時應對全檢員的檢驗過程進行監督抽查，同時填寫《巡檢記錄表》。
?  品管部檢測中心依據生產部提供的《生產日報表》對產成品性能進行檢驗、測試。
5.5 入庫
?  品管部對產成品檢驗、測試合格后，在《生產日報表》上簽字確認后交生產部；生產部將合格的成品填寫《入庫單》，連同成品一起送PMC部成品倉庫。
?  成品倉庫管理員與生產部送貨員一起對成品進行對點，無誤后在《入庫單》上簽收并據此制作《每日成品入庫統計表》交PMC部計劃員。
?  計劃員將《每日成品入庫統計表》交PMC經理簽字確認后，留存一份備查，同時傳遞一份至客戶管理部。
5.6 貨款回收
?  客戶管理部接到成品入庫信息后，就貨款支付事宜與客戶進行溝通，追蹤客戶付款，同時該區域業務人員應配合客戶管理部對客戶付款

5.6 貨款回收（續）

?  貨款不能按要求回收時，客戶所在區域業務人員與客戶管理部跟單員需承擔相同責任。

?  財務部在確認客戶付款后，將付款信息及時通知給客戶管理部和PMC部，以便各部門根據付款情況調整后續工作安排。

5.7 出貨（續）

?  出貨前準備：客戶管理部跟單員在出貨前至少1個工作日填寫《出貨單》，交由PMC部文員審核。審核無誤后，通知成品倉準備出貨。PMC部文員將審核無誤的《出貨單》留存一份，以便后續查核。

?  出貨計劃調整：若因客戶或公司內部原因需要取消或更改出貨日期，客戶管理部跟單員需與PMC部重新確定交期。同時，跟單員需回收已下發的《出貨單》，并通知相關部門知悉。在重新確定出貨時間后，方可下發重新制作的《出貨單》。

?  運輸安排：PMC部成品倉出貨組在接到《出貨單》后，負責聯系運輸公司，并確保運輸車輛按時到達。PMC部應與承運商簽訂承運合同，明確運輸過程中的責任和義務，以維護公司和客戶的利益。

?  裝貨與核對：出貨時，裝貨員和成品倉管員需仔細核對《送貨單》上的附件內容與實際貨品是否一致，并簽名確認。若《送貨單》上有特殊要求，必須進行查證，確認無誤后方可裝車。

?  出貨記錄與統計：出貨完成后，成品倉管員根據《送貨單》上的成品出貨數量制作成品出庫賬和《每日出貨統計表》，并提交給PMC部經理簽核。每日上午9：00前，PMC部需將前一天的《每日出貨統計表》提交給財務部，以便財務部進行賬目核對和后續處理。

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6.0 訂單達成率指標及管理約定

6.1 訂單達成率定義

訂單達成率是指在一定時間內，公司成功交付的訂單數量與總訂單數量的比例。該指標用于衡量公司訂單處理的效率和質量，是評估公司整體運營水平的重要參考。

6.2 訂單達成率計算公式

訂單達成率 = （成功交付的訂單數量 / 總訂單數量）× 100%

6.3 管理約定

?  各部門需嚴格按照訂單處理流程執行任務，確保每個環節的高效運作。

?  對于未能按時交付的訂單，責任部門需在24小時內提交原因分析報告，并提出改進措施。

?  每月對訂單達成率進行統計和分析，對低于目標值的部門進行績效考核，并追究相關責任。

?  定期對訂單處理流程進行優化和改進，以提高訂單達成率。

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7.0 流程優化與持續改進

7.1 定期評估

?  每季度對訂單處理流程進行全面評估，分析流程中存在的問題和瓶頸。

?  通過客戶反饋、內部審計和數據分析等方式，收集改進意見和建議。

7.2 持續改進

?  針對發現的問題，制定改進計劃，并明確責任人和時間節點。

?  鼓勵員工提出創新性建議，對有效提升流程效率的建議給予獎勵。

7.3 培訓與溝通

?  定期組織員工培訓，提升其對訂單處理流程和職責的理解。

?  加強部門間的溝通與協作，確保信息傳遞的及時性和準確性


閱讀原文：原文鏈接



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該文章在 2025/3/27 13:24:06 編輯過
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